Ik ❤ Microsoft Teams. Het is een mooie manier om communicatie te stroomlijnen, op de hoogte te blijven van wat er gebeurt binnen je organisatie en om alle informatie die je op dagelijkse basis krijgt te organiseren. Om Microsoft Teams echt voor je te laten werken is het handig om wat basis regels in te stellen: De set van 10 etiquette ‘regels’ voor Microsoft Teams!

1. Manage de verwachtingen op ‘Time to reply’
Microsoft Teams kan gemakkelijk email vervangen als je hoofd communicatie methode, maar het is natuurlijk belangrijk om wat basisregels in te stellen met betrekking tot hoe lang het zou mogen duren om antwoord te geven op een bericht. Je kunt dit natuurlijk doen op een ‘global’ niveau, met een bedrijfsbrede standaard waarbinnen de verwachtingen gemanaged worden. Je kunt dit echter ook definiëren in de beschrijving van je team. ‘Team voor mensen die aan project XXX werken. Berichten worden gewoonlijk binnen een werkdag beantwoord’ als een beschrijving van het team is prima, denk je niet?

2. Als je wilt dat iemand antwoord, @-mention ze dan
De hoeveelheid informatie in MS teams, zeker als het veel gebruikt wordt in jouw organisatie, kan overweldigend zijn. Jouw bericht kan daardoor ondersneeuwen. Daarom, als je echt zeker wilt zijn dat iemand jouw bericht leest of beantwoord, @-mention ze dan. Je kunt dit vergelijken met het aan- en het cc-veld in je email-client: Als je wilt dat iemand actie onderneemt, zet deze of gene dan in het aan-veld. Als het alleen een ‘FYI’ boodschap is, gebruik dan de cc. Als je een bericht plaatst waarvan je wil dat het hele team of het channel het leest, dan kan je team- of channelnaam @-mentionen.

3. Minder berichten == minder notificaties
Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar notificaties kunnen mijn workflow echt verstoren. Zit ik midden in het proces om iets voor elkaar te krijgen, verschijnt er een notificatie…. Wees je er van bewust dat als je een één-op-één chat zit, dat elk bericht een notificatie aanmaakt voor de ontvangende partij. Stuur dus niet een simpel ‘hi’ of ‘ben je beschikbaar’, gevolgd door de echte boodschap, maar doe het allemaal in één bericht. Op deze manier wordt de ‘verstoring’ voor je ontvanger geminimaliseerd. Oh, en de vraag ‘ben je beschikbaar?’ zou je helemaal niet hoeven stellen. Dat kan je zien door naar de ‘presence status’ te kijken😉.

4. Antwoord binnen een thread (Serieus MS, zorg dat je de UI aanpast!)
Ik moet het toegeven: de meeste mensen weten niet eens dat ze het ‘verkeerd’ doen. Dit is hoofdzakelijk te wijten aan de grote fout in de UI van de Teams client, waarvan ik hoop dat Microsoft hem gaat fixen: Het reply-gedeelte onder een boodschap is alleen bedoeld om de ‘new thread’ tekstbox te sluiten. Als je niet oplet kan je zomaar een heel nieuw bericht plaatsen, in plaats van op de thread te reageren. Je threads als één geheel bijeen houden is belangrijk om de communicatie helder duidelijk en eenvoudig te houden. Alle losse replies als een nieuwe thread zal je veel van je channel vervuilen. Je weet dan echt niet waar een antwoord als ‘Ok, ik ga me hier mee bezig houden’ over gaat. Serieus @Microsoft, maak het alsjeblieft makkelijker voor gebruikers om te zien of ze reageren op een thread of dat ze een nieuw bericht aanmaken!

5. Download de mobiele app. Just do it.
Voor email gebruiken we al jaren onze mobiele telefoons om berichten te lezen en verzenden. Waarom doen we dat niet ook voor Teams? Het is de perfecte manier om je berichten bij te houden terwijl je reist of een paar verloren minuten hebt. Als je leert hoe je snel je berichten kunt scannen (zie tip #9) dan kan je je een hoop tijd besparen door ze een paar keer per dag door te nemen. Je kunt de rest van de dag dan gefocust blijven op je werkzaamheden. Communicatie is key, maar doe het wel wanneer het jou het beste uitkomt!

6. Gebruik de DnD-Feature
Als je gebruik maakt van de mobiele app, gebruik dan de ‘do not disturb’ feature. Door hier gebruik van te maken worden notificaties van bijvoorbeeld chats en @mentions gedempt, waardoor je je werk-life balance kunt managen. Stel gewoon de uren in dat je niet gestoord wil worden (avonden, weekenden, jij weet wel wat jouw voorkeur heeft) om niet afgeleid te worden door werk gerelateerde zaken op die momenten. Ga je op vakantie? Laat de DnD-feature de hele periode die berichten dimmen! Als je een van die mensen bent die, net als ik, een oogje op je werk wilt houden tijdens de vakantie, dan kan je altijd de app openen als je je berichten in wilt zien. Je wordt gewoon niet gewaarschuwd dat er een bericht binnen is gekomen.

7. Maak je teams openbaar, gesloten teams zouden de uitzondering moeten zijn
Dit is vanzelfsprekend. Teams zouden openbaar moeten zijn en communicatie moet zichtbaar zijn voor iedereen in de organisatie. Sharing is caring! De tijd van informatie in een silostructuur ligt achter ons. Natuurlijk blijven er een aantal uitzonderingen voor management, finance en HR, Sommige informatie is nu eenmaal niet voor iedereen. Maar de meeste informatie is dat wel. Waarom zou je het wiel opnieuw moeten uitvinden voor project X, terwijl iemand al precies hetzelfde deed voor project Y? Door teams openbaar te houden kan informatie vrij door je organisatie bewegen en kan er echt samengewerkt worden.

8. Maak niet ongebreideld teams (of channels) aan
Als een tip volgend op #7: Voordat je een team aanmaakt, check dan eerst of er niet al een team met een soortgelijk doel bestaat. Als er niet al een soortgelijk team bestaat, vraag je dan af of je echt een nieuw team nodig hebt om te bereiken wat je wil of dat je een bestaand team zou kunnen gebruiken, misschien in een nieuw channel. Minder teams betekenen minder notificaties en acties, weet je nog? Hou het simpel. Creëer niet teveel channels in een team. Hou het onderscheid eenvoudig. Elk channel heeft haar eigen ‘files’ structuur, dus meer channels creëren betekent dat er meer mogelijke locaties zijn voor je files. Waar sla je wat op? Hetzelfde geldt natuurlijk voor tabs in je channels. Maak het eenvoudig om de juiste informatie te vinden, door de afscheiding tussen channels logisch te houden.

9. Leer hoe je de ‘activity view’ kunt gebruiken
Dit kan een echte life-saver zijn: Gebruik. De. Activity. View. Je kunt hem vinden in de linkerbovenhoek van je client. De activity view heeft verschillende, ingebouwde, filters, om alle berichten te laten zien waar je in ge-@-mentioned bent, alle ongelezen berichten etc. Als je jezelf aanleert deze view te gebruiken, kan je de perfecte manier om je dag te starten gevonden hebben. Met het gebruik van het juiste filter kan je snel door je berichten scannen en die berichten opvolgen waarbij dat direct nodig is. Vervolgens kan je overige berichten doorlezen met je unread messages filter tijdens bijvoorbeeld een treinreis. Op deze manier ben je altijd up-to-speed met wat er gebeurt.

10. Gebruik MS Teams overal voor
Voeg tabs toe aan je teams en channels met relevante informatie, zoals Power BI data, relevante websites, Trello-boards, etc. Gebruik teams voor je meetings. Meetings die binnen een team worden gehouden worden automatisch opgenomen en verwerkt door Microsoft Streams, zodat medewerkers ze later terug kunnen kijken. Stream verzorgt ook automatic captioning, zodat je zelfs ook kan zoeken op specifieke keywords binnen die opnames. Dit kan handig zijn voor diegenen die de meeting niet bij konden wonen. Met Teams ‘live broadcasts’ kan je Teams gebruiken voor je organisatie-brede meetings. Deelnemers kunnen dan live en online je meeting bijwonen. Hoe meer je Teams voor al je activiteiten gebruikt, hoe meer mensen teams als primair communicatieplatform zullen zien.

Ralph Eckhard, IT Architect @PeopleWare