Adoptie van nieuwe technologie is uitdagend. Het doel is dat collega’s nieuwe bedrijfsprocessen en andere manieren van werken omarmen, maar zolang individuele voordelen niet duidelijk zijn heeft de mens van nature de neiging om allereerst de bekende ‘hakken in het zand’ te zetten.

Te weinig aandacht voor adoptie heeft vaak tot gevolg dat functionaliteiten, die gratis in bijvoorbeeld Microsoft Office 365 aanwezig zijn, niet gebruikt worden. Daarom deze zeven vereisten om nieuwe technologie te laten omarmen:

1. Bepaal SMART doelstellingen

Hoe meet je bijvoorbeeld of medewerkers gebruik maken van specifieke functionaliteiten en hoe realistisch is het dat iedere collega binnen een aantal dagen of weken het nieuwe gedrag heeft aangeleerd? Het SMART-principe, Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden, is daar een prima hulpmiddel voor. Meten is weten of je wel of geen progressie maakt.

2. Formeer een projectteam met verschillende stakeholders

Om de adoptie van nieuwe technologieën te doen slagen heeft het projectteam altijd een executive sponsor vanuit de directie nodig. IT technologie heeft immers in bijna alle gevallen invloed op de hele organisatie en er zijn vaak grote investeringen mee gemoeid. Daarom nemen managers vanuit verschillende afdelingen plaats in het projectteam, meestal aangevuld met één of enkele medewerkers per afdeling. Op deze manier worden alle behoeften in kaart gebracht.

3. Maak gezamenlijk een goed communicatieplan

Vaak zijn er meerdere berichten nodig aan een collega om zich bijvoorbeeld in te schrijven voor een interne workshop of training. Het persoonlijke voordeel wordt mogelijk nog niet gelijk gezien, het bericht is helemaal niet bekeken of men denkt er geen tijd voor vrijgemaakt mag worden. De kracht zit in de herhaling. Als extra toevoeging helpt het enorm als de eerste communicatie van het adoptieprogramma uit naam van de directie komt. Dat maakt het communicatieplan een stuk gewichtiger.

4. Creëer personas waarmee collega’s zich kunnen identificeren

Medewerkers vragen om technologie te omarmen die zij nooit zullen gebruiken is zinloos. Toch gebeurt het weleens dat collega’s aan de verkeerde workshop of interne training deelnemen. Creëer daarom personas en stem de te gebruiken nieuwe technologie daarop af. Een persona, bijvoorbeeld van ‘de mobiele medewerker’ is als voorbeeld herkenbaar voor een accountmanager die dagelijks onderweg is. Hij of zij zal het waarschijnlijk belangrijker vinden te weten hoe vanaf een smartphone kan worden samengewerkt dan iemand die dagelijks op kantoor werkt. ‘De datamedewerker’ kan bijvoorbeeld een persona zijn die herkenbaar is voor iemand in een administratieve functie. Kennisoverdracht rondom veilige dataopslag en het borgen van privacygevoelige informatie zal zijn of haar interesse hebben.

5. Zorg voor meerdere vormen van kennisoverdracht

Er is een opvallend verschil tussen de jongere en oudere generatie als het gaat tot het opnemen van kennis. Voor generatie Y of ‘millenials’, geboren tussen 1986 en 2000 en generatie Y of ‘digital natives’, geboren tussen 2001 en 2015, is het logisch om een YouTube video te bekijken als je iets niet weet. Kennis, dat zoek je. Generatie X, geboren tussen 1956 en 1970 is de generatie die opgegroeid is met ‘kennis dat krijg je’. De oudere generatie zal, over het algemeen genomen, een interne training of workshop meer waarderen. Kies daarom altijd de vorm die bij een bepaalde groep past.

6. Laat kennisoverdracht door de juiste mensen doen

Functioneel denken is totaal iets anders dan technisch denken. Iemand die technisch iets volledig begrijpt is niet iemand die automatisch didactische vaardigheden heeft. Kennisoverdracht blijft een vak, maar dat wordt weleens vergeten.

7. Stop nooit met adoptie!

Het meest belangrijke hebben we voor het laatst bewaard. Adoptie is een terugkerend proces, dus houd het actief. Tegenwoordig ben je niet meer ‘klaar’ voor de komende vijf jaar, omdat technologische ontwikkelingen razendsnel gaan. Als voorbeeld wordt Microsoft Skype binnenkort geheel geïntegreerd in Microsoft Teams en is de werking toch net weer iets anders.

Daarom helpt PeopleWare bij het ontwikkelen van adoptiesessies in de vorm van interne workshops, e-learning sites, diverse soorten content, zoals video’s en gaan we graag periodiek met gebruikers in gesprek om ervoor te zorgen dat de aanwezige functionaliteiten ook optimaal gebruikt worden.

Dit is hoe adoptie nog eenvoudiger wordt

Naast deze zeven vereisten voor adoptie, wordt de adoptie van technologie nog eenvoudiger als de technologie toegankelijker gemaakt wordt, waardoor medewerkers productiever zijn.

Meer weten over adoptie en hoe dat in de praktijk goed werkt? Neem dan contact op met Welmoet Lugt via w.lugt@peopleware.nl of 088 – 006 34 26.